首先说一下简称, 它代表的是对应的一个字数比较多的全称, 比如“师大”这个简称对应的是"师范大学"。全名字数太多、平时说话、行文为了方便，便往往采用简称（2字、3字或4字）。这种简称，随着岁月流逝，便约定俗成了下来,是不论地域限制的，“简称”该由相关部门和国家语委来规范。因当代都是快节奏，各种变化快，多数情形是，一些“简称”在相当一些范围内，在相当一段时间内已为大多数人所使用，已为大多数人所接受，这种简称也是合乎“规范”的。
反之，不合规范的简称，会产生歧义，误解。因而引起混乱的情况。主要还是过于随意、过份简化，字数删得太多，弄得几个原本名字接近的词的简称变成一样了。关键是它们一旦都过于简化为两字或三字，就相同了、乱套了，难免“误把冯京当马凉”。
比如，“南大”本来是南京大学的简称，是大家都约定俗成了的，可是如果把南昌大学、南通大学甚至南华大学、济南大学、暨南大学、南方科技大学也要简称为“南大”，那就不妥了。
另外，在公文中使用简称，如果不是众所周知的简称，首先会列出全称，在全称后注明以下简称为XXX，之后在本公文中出现的简称，就不会产生误解了。
所以，使用简称必须合乎规范，否则会有歧义，误解，甚至不知所云。