在工作中，我发现一个现象，一些同事总是非常害怕去表达一件事情，口头表达如此，书面表达更是如此。
一天，公司造价部一美女急匆匆地来找到我，说有问题需要我帮忙。
一番了解之后，原来他们正在帮某招标人编制拦标价，招标代理公司把投标人关于造价方面的疑问转了过来，需要我们造价公司出面对这部分疑问进行答复。
投标人的疑问大概是这样子的：“招标文件规定，如果项目其他费中的报价出现负数，则需要对报价为负进行说明，否则按废标处理。现在我们发现拦标价里面本身就出现了报价为负数的情况，那么，投标人在投标文件中还需要进行说明吗？”
美女说，她已经一头雾水，不知道该如何回复了。
我问：“我们的拦标价中果真有报负数的情况？”
美女说：“有的，因为目前燃油的市场价格很低，而定额当中的燃油价格是几年前定的，所以现在做造价的时候必须进行调差，我们只能报负数把油价调下来。”
我又问：“我们这样做错了吗？”
“没有错，这样做符合计价规范。”
我问：“投标人要不要对报价为负进行说明是谁要求的？”
“不知道，可能是招标公司，也可能是招标人。”
“那好吧，我教你怎么回复。我来念，你来打字。”
“好的。”
于是我说：“我公司在编制本项目拦标价的时候，按规定对燃油进行了调差，所以在拦标价的其他项目费里面确实出现了负数。投标人在编制投标文件的时候，是否要求其对报价出现负数进行说明，由招标代理公司或招标人自行确定。注意落款和日期就行了。”
两句话就说明了问题，其实是进行了一通甩锅操作。
然而，如此简单的两句话，美女却不知道该如何组织，实在难以想象。现在她听我这么一叙述，茅塞顿开，赞叹不止，感激得不行。
不知道该怎么回复，是因为她没有想清楚整个问题。她没有搞清楚这个问题属不属于她的问题，是不是该由她来作出决定，如果不是，又该由谁来决定。
不知道该怎么回复，是因为她没有想清楚，其实我们回复这个问题可以分两步走，第一步，对我们的拦标价确实有报负数的现象进行一个陈述，并且说明了理由，第二步，告诉对方需不需要投标人进行说明这事不由我们决定，由招标人或招标代理公司决定。
今晚，我之所以说起这事，是因为今天类似的事情又发生了。
当然，今天的情况更为复杂，具体什么情况就不再赘述了。
没有想清楚，这是我们说不清楚的根本原因。
我们首先要搞清楚，我们准备说什么？
此情此景，我们可以说什么，我们应该说什么，对方或者第三方需要我们说什么，我们自己又能说什么。这样的内容，从我们嘴里说出来，是不是事实，有没有逻辑，有没有依据，能不能自圆其说，能不能解决问题，解决了谁的问题。
内容确定之后，我们要想好该怎么说？
首先一定是说得准确。
有时候会觉得一时间有很多话要说，却不知该从何说起。语句卡在喉咙，就像一群小鸡争抢着出笼子，结果是挤落了一地鸡毛，谁都出不来。
此时，我们要明白一点，饭要一口一口吃，话要一句一句说。话是由众多的句子组成的，想要流畅地出来，需要排队，需要讲秩序。这样从局部看起来好像有点慢，但总体而言反而是快了。
要么以时间为序，要么以空间为序，熟练了之后甚至可以倒序、插序，想怎么来怎么来。
要想说得准确，就要使用自己有把握的词语。有些词语自己本身对其含义就是一知半解，勉强使用是很容易闹笑话的。如果实在想用，最好不要怕麻烦，先查一下词典，确保不要误用了人家的意思。
为了让表达更准确，尽量少用长句子。用短句不是没文化的表现，并不可耻。能把事情说清楚，说准确，已经是件了不起的事情。
说清楚是第一个层次，在此基础上还可以说得流利、说得华丽、说得有技巧、有策略。还可以注意观察视角，进行场景描写，把握语句的节奏快慢等等。
以上说的，不仅是口头表达，书面表达更是如此。
还有，现身说法，每天坚持在码上几百字，对提高书面表达能力是有所帮助的，最起码不会手生。
晚安！